Een sterk virtueel team bouwen in 7 stappen 7

Zit je in een virtueel team en wil je het laten werken? Hier zijn mijn favoriete virtuele teamcommunicatiestrategieën die je zowel thuis als op kantoor kunt gebruiken!



Inhoudsopgave

  1. Creëer een sociale ruimte
    1. Hoe motiveer ik virtuele teamleden?
  2. Wees een videoholic
  3. Kies het juiste gereedschap
    1. Kies uw chathulpmiddelen
    2. Kies uw workflow-automatiseringstools
  4. Maak een geweldig beleid op afstand
    1. Wat is een beleid voor werken op afstand?
  5. Vind uw bewegingsgroef
  6. Snelkoppelingen aanbevelen
  7. Vermijd de valkuilen
  8. Bonus: starten, stoppen, doorgaan

Naarmate meer bedrijven op afstand beginnen te werken, moeten we weten hoe we effectief kunnen werken in een virtueel team.

Steeds meer van ons werken vanuit huis en dit betekent weten hoe aan te passen.



Studies hebben aangetoond dat thuiswerken ook kan leiden tot een gelukkiger, productiever virtueel team.

4 stokfiguren hebben toegang tot de computer en werken in een virtueel team Wat is een virtueel team?

Een virtueel team is een groep externe medewerkers die samenwerken om een ​​project af te ronden. Een goed virtueel team kan effectief communiceren met behulp van apps of software en kan bestaan ​​uit medewerkers van één bedrijf of medewerkers van verschillende bedrijven.



Virtuele teams goed krijgen berust op twee factoren:



  • Toegang tot de juiste technologie
  • Duidelijke digitale communicatie gebruiken

Als u deze twee dingen bereikt, kunt u effectief samenwerken op een virtuele werkplek.

Hier is hoe je het doet.

Creëer een sociale ruimte

De grootste fout die virtuele teams maken, is ervan uit te gaan dat het opbouwen van een goede verstandhouding en sociale tijd vanzelf zullen gaan. In een kantoor is het gemakkelijk om voor de start van een vergadering te kletsen over de koffieautomaat, samen te lunchen of te kletsen.



Of zelfs je collega's in de maling nemen.

In een digitale werkplek verdwijnen veel van deze kansen. Je moet dus je eigen sociale ruimte creëren om te voorkomen dat de sociale batterij leeg raakt binnen je virtuele team!

In een digitale werkplek zijn relaties als batterijen. Ze lopen leeg en je moet ze constant opladen.

Scott Edwards, CEO van Science of People

Hier is het goede nieuws:



  • De wetenschap suggereert dat Videobellen kan een eenvoudige manier zijn om eenzaamheid en isolement te verminderen.
  • Normaal telefoongesprekken kan helpen om vriendschappen hecht te houden.
  • Je kunt produceren oxytocine (de chemische stof voor hechting) zelfs via een webcam!

Sociale tijd is ongelooflijk belangrijk voor ons welzijn en ons welzijn is belangrijk voor onze productiviteit. Het kan contraproductief zijn in een drukke week om tijd in te plannen met uw virtuele groep om alleen maar te chatten, maar sociale tijd is van cruciaal belang voor teamloyaliteit en cohesie.

studies hebben aangetoond dat vriendschappen binnen een team leiden tot betere prestaties, dus het is van vitaal belang dat we deze relaties onderhouden, zelfs als we elkaar niet persoonlijk kunnen zien. Hier zijn enkele ideeën voor het plannen van uw sociale ruimte:

  • Snijd de eerste 10 minuten van elke vergadering voor persoonlijke inhaalacties.
  • Leer samen! Stuur je favoriete TED Talk naar je team zodat mensen het zelf kunnen kijken (ik vind deze TED Talk geweldig, maar ik ben een beetje bevooroordeeld). Houd daarna een lunchgesprek waarin je vertelt over wat je hebt geleerd.
  • Doe meer een-op-een en voeg persoonlijke vragen toe aan de agenda. Vraag naar doelen, hobby's en familie.
  • Neem een ​​digitale koffiepauze.
  • Samen lunchen.
  • Breng een spreker of gastexpert mee om een ​​lunch te organiseren en te leren. (Ik doe dit ALTIJD voor teams! En zou graag je team ontmoeten.)
  • doe een niet onhandige ijsbreker om uw vergaderingen op te warmen.

Voor het Science of People-team hebben we zelfs om de paar maanden filmdagen en we gebruiken deze gelegenheden om zowel persoonlijke als professionele updates te vieren en te controleren.

In het begin voelt het misschien wat vreemd om een ​​lange koffiepauze in te plannen met je collega's, maar het is belangrijk dat we ons team behouden gebonden . Na alles wat gezegd en gedaan is, vraag je je misschien nog steeds af...

Hoe motiveer ik virtuele teamleden?

Weten hoe virtuele teamleden te motiveren is essentieel voor teamleiders. Eerst moet je weten: hoe motiveer je jezelf . We zijn geïnspireerd door zeer productieve, efficiënte mensen.

Ten tweede, leer het persoonlijkheidstype van uw team kennen. Ik heb honderden virtuele bedrijfstrainingen geleid voor teams op afstand, waaronder Microsoft, Automattic (bedankt voor het bouwen van deze hele website!) en Google. Een van de meest motiverende oefeningen die we hebben gedaan, is teampersoonlijkheidswetenschap.

Vanessa geeft een presentatie over virtueel en remote werken voor een publiek

Ik kom graag virtueel met uw groep spreken of u kunt uw team leiden door onze persoonlijkheidsoefening.



Boek Vanessa

Wees een videoholic

Elke dinsdag duikt mijn team op Zoom, een videoconferentieplatform, om updates te delen en te brainstormen over nieuwe ideeën voor het bedrijf. Natuurlijk communiceren we nog steeds via andere kanalen zoals e-mail en telefoon, maar video zorgt voor een meer visuele ervaring binnen het team. Ik raad vooral videogesprekken met nieuwe online netwerkcontacten aan.

Videobellen wordt erkend als een betere manier om vergaderingen te hosten in vergelijking met standaardtelefoongesprekken.

Dit is waarom videobellen zo belangrijk is:

  • Lichaamstaal. Videobellen biedt meer natuurlijke interactie , waar bellers oogcontact kunnen maken en lichaamstaal kunnen lezen . Als ik bijvoorbeeld nieuws deel en een van mijn teamleden een verbaasde uitdrukking toont, weet ik dat het nieuws schokkend of verrassend was. Ik kan inspelen op de emotionele behoeften van mijn team die ik niet zo gemakkelijk zou kunnen doen met alleen schriftelijke communicatie. Of als ik iemand ja of nee zie knikken, weet ik dat ze het met een kwestie eens of oneens zijn.
  • De juiste mentaliteit. Een van de meest voorkomende valkuilen van thuiswerken is om het te vinden moeilijker om een ​​routine te houden , en sommige mensen beginnen hun kantoorkleding te dumpen en werken liever in pyjama ( sommige studies suggereren dat dit maar liefst 60% van de thuiswerkers zou kunnen zijn). Hierdoor kunnen mensen zich minder productief voelen omdat ze moeite hebben om in de juiste mentaliteit voor werk . Regelmatige videoconferenties moedigen ons echter aan om ons een beetje te kleden voor de vergadering en een beetje meer het gevoel te hebben dat we gaan werken.
  • Micro-expressies . Er zijn 7 universele gezichtsuitdrukkingen en ze zijn ongelooflijk belangrijk voor het decoderen en begrijpen van emoties. Als je aan het videobellen bent, kun je ze echt lezen!

En je kunt video beter maken! Bekijk onze gids om uw videogesprekken geweldig te maken.

15 tips voor uw volgende videogesprek

Kies het juiste gereedschap

Wat is een van de grootste uitdagingen voor virtuele teams? De juiste technologie vinden voor de juiste job! Gelukkig zijn er tools die onproductieve teams kunnen transformeren in succesvolle virtuele teams.

Nu bijna 69% van de bedrijven werken op afstand al als optie aanbiedt, zijn er tal van tools om je verbonden te houden met je team.

Ik raad ten zeerste aan om deze allemaal voor uw virtuele team te proberen en vervolgens te selecteren wat het beste werkt. Ik ben ook een fan van het gebruik van meer dan één type digitale communicatie en deze af te stemmen op de juiste taken. Brainstormsessies moeten bijvoorbeeld altijd worden gedaan via videochat (om lichaamstaal en gezichten te zien), terwijl aan agenda's asynchroon kan worden gewerkt via e-mail en snelle verduidelijkingen het beste zijn via chat.

Hier komt het op neer: kies de juiste tool die geschikt is voor de taak.

Kies uw chathulpmiddelen

Soms hoef je alleen maar een paar snelle heen en weer berichten naar je teamgenoten te sturen. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn: kies voor dit soort gesprekken een goede chatdienst. Wij houden van slappe of Twist , maar als je Gmail al gebruikt, is er een handige chat ingebouwd genaamd Google Hangouts .

Google Hangouts

Actie Stap: Wees tijdens je virtuele vergaderingen niet bang om dingen op te fleuren met polls, pdf's en opwarmchats!



Kies uw workflow-automatiseringstools

Wat is workflowautomatisering?

Workflowautomatisering helpt u alle saaie, vervelende taken te automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke taken. Workflowautomatisering omvat software en apps die efficiënt zijn en de factor menselijke fouten wegnemen. Hier zijn een paar voorbeelden van workflowautomatisering:

  • E-mail automatisering: met e-mailautomatisering kun je op bepaalde tijden e-mails naar bepaalde mensen sturen.
  • Leidingen beheren: voor bedrijven die producten verkopen, kunnen automatiseringstools helpen om ze automatisch naar het juiste deel van het verkoopproces te leiden.

Dit is waarom tools voor workflowautomatisering zo belangrijk zijn:

Als iedereen de saaie, repetitieve taken blijft doen die geautomatiseerd zouden kunnen worden, verliest je hele team kostbare tijd.

Automatiseringstools zijn een must voor effectieve virtuele teams. Er zijn een paar echt goede tools of workflowautomatisering, maar we zijn vooral dol op Maandag , Zapier , en Microsoft Flow . Hier is de software van maandag, die u kunt gebruiken om een ​​geautomatiseerde taak te maken:

U kunt al uw taakautomatiseringen tegelijk instellen en ze worden automatisch voor u uitgevoerd wanneer een taak wordt geactiveerd. Automatiseringstools zijn letterlijk een van de beste tijdbesparingen!

Samenwerking

We kunnen echt niet de lof zingen voor Google Drive genoeg als het gaat om samenwerken aan documenten.

Door de functie Wijzigingen bijhouden te gebruiken, kunt u precies zien welke delen van het document uw virtuele groep heeft bewerkt:

Versiegeschiedenis van Google Documenten

U kunt ook in de suggestiemodus werken om te voorkomen dat er permanente wijzigingen worden aangebracht zonder dat een bijdrager akkoord gaat met de wijziging:



Suggestiemodus van Google Documenten

Google Docs is een van de beste manieren om uw samenwerking te vergroten. Yay voor virtueel teamwork!



Project management

Wanneer u werkt aan het opbouwen van een sterke externe cultuur, is het een goed idee om een ​​aantal projectbeheertools op een rijtje te zetten.

Het kan een stuk moeilijker zijn om precies te organiseren wie aan een taak is gedelegeerd en voor welke deadline wanneer u niet langer in staat bent om iets over een bureau te controleren.

We vinden dat asana is het beste voor projectbeheer, maar andere teams gebruiken graag Trello of Jira .

Videovergaderen

Als je aan videoconferencing denkt, denk je misschien eerst aan het gebruik van Skype, maar er zijn tegenwoordig veel meer opties. Zoom wordt snel meer populair , net zoals Cisco Webex , die beide functies bieden zoals het vervagen van de achtergrond (handig als je niet wilt dat je virtuele groep de staat van je keuken ziet).

Nogmaals, als je Gmail al gebruikt, Google Meet en Google Hangouts zijn beide indrukwekkende maar eenvoudig te gebruiken videobeldiensten.

Het roosteren

Oké, we gaan het nog een keer zeggen. Google kalender is briljant voor het plannen. U kunt de privacy-instellingen en deelnemen aan individuele agenda's (bijvoorbeeld Team A-kantooruren en Vergaderingen), zodat alle evenementen waarover u moet weten, in uw agenda worden weergegeven. U kunt ook herinneringen instellen, uitnodigingen voor evenementen delen en beschrijvingen schrijven naast de tijd en datum.

Google kalender

We hebben nog meer communicatiemiddelen die u kunt bekijken:



De 15 beste tools voor externe communicatie

Maak een geweldig beleid op afstand

Zelfs als thuiswerken slechts tijdelijk is, moet u een beleid voor werken op afstand hebben. Er wordt verwacht dat we op het punt staan ​​om een significante verschuiving in het aantal mensen dat permanent thuis werkt. Daarom is het de moeite waard om tijd te investeren in het samenwerken met uw virtuele team aan een officieel beleid voor werken op afstand.

Wat is een beleid voor werken op afstand?

Een beleid voor werken op afstand is een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer waarin de arbeidsvoorwaarden worden beschreven. Een beleid voor werken op afstand kan tijdelijk of permanent zijn en bevat details over hoe het werk buiten kantoor moet worden uitgevoerd.

Dit is wat een typisch beleid voor werken op afstand inhoudt:

  • Werkuren
  • Teamworkflow waarin precies wordt beschreven wie aan wie rapporteert (en hoe / hoe vaak)
  • Nieuw beleid voor ouderschapsverlof
  • Nieuw ziekenbeleid
  • De nieuwe structuur van de werkweek in termen van vergaderingen en conferenties
  • Communicatie verwachtingen

Het voorbereiden van een document als dit legt echt de basis voor het soort communicatieve en samenwerkingscultuur die u wilt voor uw virtuele team terwijl u op afstand werkt.

U kunt meer informatie vinden over het maken van een beleid voor werken op afstand in onze gids voor het beheren van externe medewerkers:

12 betrouwbare tips voor het beheren van externe medewerkers Remote

Vind uw bewegingsgroef

We hebben ons nieuwe kantoor in de logeerkamer ingericht, een glanzend koffiezetapparaat zorgvuldig naast de computer geplaatst, een sta-bureau allemaal in elkaar gezet, en we zijn klaar om te gaan!

We zullen, bijna.

Een van de moeilijkere aspecten van het verhuizen van een kantoor naar ons huis, is hoe gemakkelijk het wordt om inactief te zijn. We zitten en worden verlengde stoelaardappelen. En het is slecht: wetenschappelijke studies over langdurig zitten hebben gesuggereerd dat zittend gedrag kan leiden tot verhoogde bloeddruk, hoge bloedsuikerspiegel, overtollig lichaamsvet en verhoogd cholesterolgehalte.

En het ergste?

Sedentair zijn is eenvoudig . Oefening is moeilijk . Dus mensen sporten gewoon niet! Het is vooral belangrijk voor externe werknemers die meestal thuis werken en de hele dag zitten. Maar als u nog niet in een trainingsroutine zit, overweeg dan dit:

Elke minuut die je oefent, wordt een minuut toegevoegd aan je leven.

Dat is omdat Harvard-onderzoekers ontdekte dat slechts 15 minuten lichaamsbeweging per dag uw levensduur met 3 jaar kan verlengen!

Hier zijn enkele manieren waarop u lichaamsbeweging in uw nieuwe werkroutine kunt opnemen.

  • Probeer elke 30 minuten een pauze te nemen van het zitten.
  • Gebruik een stepper of een loopband onder je bureau om je benen in beweging te houden.
  • Staan, vooral bij het geven van online presentaties.
  • Loop door het huis als je belt.
  • Koop een springtouw en besteed 15 minuten per dag aan springen.
  • Doe elk uur 10 push-ups.
  • Koop een optrekstang en bevestig deze boven je kantoordeur. Elke keer dat je passeert, doe je een pull-up.
  • Bekijk een yogaroutine op YouTube en volg mee.
  • Probeer a . te gebruiken sta bureau .

De waarheid is dat het niet zo veel uitmaakt wat soort oefening dat je doet, zolang het maar matig van intensiteit is en je jezelf uitdaagt. Als het in het begin te veel klinkt, probeer dan babystapjes! Doe slechts een paar push-ups of slechts 5 minuten touwtjespringen en ga vanaf daar.

Het komt neer op: werk is belangrijk, maar je kunt niet aan het werk als je gezondheid eronder lijdt.

Snelkoppelingen aanbevelen

Als je de stress van anderen kunt wegnemen, word je gezien als een geweldige speler in je team.

Met andere woorden, de hoeveelheid stress die u van anderen vermindert, bepaalt uw waarde. Denk er eens over na: als u werk en stress voor andere mensen toevoegt, belast u uw team effectief.

Maar als je een manier vindt om stress te verminderen, zullen mensen zich meer tot je wenden voor hulp.

Wat is een geweldige manier om teamstress te verminderen? Een geweldige manier is door snelkoppelingen aanbevelen.

Sneltoetsen in de workflow. Sneltoetsen om tijd te besparen. Snelkoppelingen die de productiviteit hacken. Ik vond bijvoorbeeld een geweldige plug-in die tijd bespaarde door veel handmatig onderzoek te verminderen! Omdat dit een van mijn teamleden zou kunnen helpen, heb ik het naar hem gestuurd en als gevolg daarvan verbeterde zijn efficiëntie drastisch! (En zijn stress-belasting ook verminderd!)

Actie Stap: Zoek en beveel een geweldige snelkoppeling aan voor een collega, manager, werknemer of baas. Als ze het leuk vinden, prima! Je hielp en toonde waarde. Als ze het niet leuk vonden, geen kwaad! Het laat ook zien dat je proactief bent en oprecht wilt helpen.

Vermijd de valkuilen

Er zijn een paar veelvoorkomende valkuilen waar externe medewerkers in terechtkomen wanneer ze lid worden van een virtueel team. Deze komen meestal neer op twee dingen:

  1. een gebrek aan routine, en
  2. gebrek aan goede communicatie.

Naar verluidt noemt 40% van de thuiswerkers flexibiliteit als het grootste voordeel van thuiswerken.

Maar, flexibiliteit komt met een nadeel .

Hier is een scenario:

  • Je moet om 15.00 uur een rapport inleveren. Het is 14.45 uur en je gaat je rapport inleveren.
  • Maar wacht! Je honden rennen om je voeten omdat ze naar buiten moeten. Je gaat met ze wandelen en gaat dan je rapport inleveren.
  • Maar wacht! Je kind huilt en hij wil heel graag je aandacht. Je kalmeert hem en gaat je rapport inleveren.
  • Maar wacht! Ja, je raadt het al. Het is na 15:00 uur en je rapport is nu verlopen.

Flexibiliteit is fantastisch, maar er is een groot nadeel aan flexibiliteit: afleiding.

Het stellen van doelen voor jezelf, tijdsbeperkingen voor specifieke taken en het vrijhouden van afleiding in je werkruimte is erg belangrijk als je iets voor elkaar wilt krijgen!

Er zijn een paar manieren waarop u dit kunt doen.

  • Maak het schrijven van een takenlijst onderdeel van je part ochtend routine .
  • Houd uw productiviteit bij door op te schrijven hoe lang u werkt en vrije tijd hebt. Als je digitaal wilt gaan, gebruik dan een app zoals versterkt om je tijd bij te houden.
  • Richt uw thuiskantoor in een rustig gedeelte van het huis in, vrij van afleiding. Het is het beste om jezelf je eigen kamer toe te wijzen die specifiek is om te werken, zodat je deze niet met iets anders associeert.
  • Bewaar je telefoon in een andere kamer ( Een studie heeft aangetoond dat alleen de aanwezigheid van een mobiele telefoon, zelfs als deze is uitgeschakeld, de hersencapaciteit vermindert).

De andere grootste valkuil waar telewerkers in vallen, is een gebrek aan communicatie met hun team. Dit heeft niet alleen invloed op de productiviteit op de werkplek, maar ook op: je eigen mentale gezondheid .

Een studie suggereert dat tot 21% van de thuiswerkers worstelt met eenzaamheid.

We hebben al vastgesteld welk soort hulpmiddelen u kunt gebruiken om dit te voorkomen, maar hier zijn er een paar: sociale tips over hoe hiermee om te gaan.

  • Deel dingen over uw leven buiten het werk en moedig andere mensen in het team aan om dit ook te doen. Hoe was je weekend? Prachtig! We hebben eindelijk die nieuwe serie kunnen bekijken die op Netflix wordt gestreamd; heb je het gezien? Dit klinkt misschien alledaags, maar onthouden dat je meer bent dan je baan, en je teamgenoten zijn meer dan je baan, is van vitaal belang in tijden van verhoogd sociaal isolement.
  • Geef andere mensen positieve geruststelling en feedback op hun werk. Dit kan ontbreken in een virtueel team, dus probeer elkaars moreel echt een boost te geven.

Bottomline: De dingen die u het meest in gedachten moet houden bij het bouwen van een sterk virtueel team is hetzelfde als wat u op kantoor zou doen: uw communicatie effectief houden, uw relatie met uw virtuele groep hecht houden en vasthouden aan een routine.

Bonus: starten, stoppen, doorgaan

Dit is een van de favoriete oefeningen van mijn team. Het heet Start, Stop, Continue en het werkt voor zowel virtuele als persoonlijke teams. U kunt dit jaarlijks, halfjaarlijks of maandelijks doen met uw team. Hier bij Science of People herhalen we deze oefening na grote zakelijke momenten, zoals productlanceringen en cursusvernieuwingen, om met het team in te checken over taken.

Wanneer u virtueel werkt, kunt u gemakkelijk verdwalen in uw eigen werk en vergeten wat de rest van het team aan het bouwen en creëren is. Deze oefening dient als herinnering aan de bedrijfsdoelen en hoe de taken van elk teamlid die doelen ondersteunen.

Bekijk de volledige video over Start, Stop, Continue voor meer informatie:

Op afstand werken? Stuur deze video naar je virtuele team! Gebruik dit als een startpunt om begin zinvoller te communiceren en dynamisch met je collega's.

Gelukkig virtueel werken,

Vanessa