Zoom-etiquette: hoe u als een professional online een rapport kunt maken

Het is niet eenvoudig om echt contact te maken met mensen op Zoom-oproepen. Maar wees niet bang: hier zijn 9 tips van experts om een ​​verstandhouding op te bouwen, zelfs tijdens videogesprekken.

Inhoudsopgave

  1. Gebruik warme groeten om Happy Chemicals een boost te geven
  2. Altijd virtuele golf
  3. Video of audio?
  4. Introducties
  5. Pass The Turn
  6. Gebruik de beste virtuele zoomachtergronden
  7. Spiegel, spiegel, aan de oproep
  8. De 3s herhalen 3
  9. De BCBC-techniek
  10. Laten we dit offline doen...

Zoom-etiquette is belangrijk.

Hoe je mensen op een Zoom-gesprek laat voelen, kan je helpen vrienden te winnen, met je team op te schieten en duurzame professionele (en persoonlijke) relaties op te bouwen. In dit artikel ga ik je alles leren wat je moet weten om met iedereen in contact te komen via je Zoom-gesprek.



Om te helpen met dit artikel, ging ik zitten met de geweldige dr. Paul Zak , wetenschapper, ondernemer en auteur van Het morele molecuul: hoe vertrouwen werkt . Bekijk hieronder ons interview:

Gebruik warme groeten om Happy Chemicals een boost te geven

De eerste momenten van je videogesprek zijn belangrijk.

Dus, waarom zijn die eerste paar momenten belangrijk? Dit is wat ons lichaam en onze geest aan het doen zijn wanneer we iemand voor het eerst zien (in persoon of op video). Ons lichaam produceert:

  1. Dopamine. Deze chemische stof maakt ons enthousiast en maakt ons gemotiveerd om verbinding te willen maken. Mensen die dopamine activeren, activeren ons beloningscentrum in onze prefrontale cortex en geven ons het gevoel dat we iets winnen.
  2. Oxytocine. Wanneer we ons aan iemand gebonden voelen, maken we dit verbindingsmolecuul oxytocine aan. Dit helpt ons om meer synchroon te lopen met onze partner voor videogesprekken.

Persoonlijk is het gemakkelijk om deze chemicaliën te maken. We omhelzen elkaar, schudden elkaar de hand, stoten tegen elkaar en maken dan oogcontact. Maar wat doen we op Zoom?

We hebben een experiment gedaan om erachter te komen. En de resultaten waren zo schokkend dat het de manier waarop ik videogesprekken voer voor altijd veranderde (geen grap!).

We wilden weten of het zeggen van een handdruk of knuffel kan dezelfde effecten hebben als een echte knuffel of handdruk.

Het experiment ging als volgt:

We hebben de onderdompeling van de deelnemers, of de emotionele band die mensen met elkaar hebben, gemeten via een app op de smartwatches van de deelnemers. Vervolgens lieten we deelnemers video's bekijken waarin ik neutrale uitspraken of warme uitspraken deed.

De neutrale groeten waren:

  • Hé, laten we beginnen.
  • Heel erg bedankt voor het meedoen.
  • Het is fijn om even af ​​te spreken en bij te praten.
  • Ik hou van je achtergrond.

Lekker basic, toch?

De warme groeten die ik gebruikte waren bedoeld om een ​​fysieke reactie op te roepen:

  • Kun je mij zien?
  • Ik wou dat ik je kon zien, maar voor nu stuur ik een virtuele knuffel jouw kant op.
  • Kus je op de wang in jouw deel van de wereld? Zo ja, hier is er een voor jou.
  • Een virtuele high five sturen.
  • Hier is een virtuele handdruk.

Hier is het resultaat : Deelnemers die naar de warme groeten keken, hadden een 25% hogere onderdompelingsrespons dan de neutrale groeten! Dit is ongeveer 1 standaarddeviatie van het gemiddelde (of, in termen van de leek, een behoorlijk significant verschil!).

Met andere woorden…

Voeg warme woorden toe aan je eerste paar zinnen om de verstandhouding drastisch te vergroten.

Graphic laat zien hoe je warme groeten kunt gebruiken om dopamine te stimuleren bij videogesprekken

↑ Inhoudsopgave ↑



Altijd virtuele golf

Handdrukken zijn absoluut uit den boze als je op een Zoom-conferentie springt.

Maar er is een nieuwe trend in de stad: de virtuele golf.

Wanneer ik op afroep spring, I altijd geef een virtuele zwaai als begroeting. Het is een geweldige manier om mijn handen te laten zien en vertrouwen te winnen (wist je dat het verbergen van je handpalmen een primitief deel van onze hersenen activeert dat GEVAAR schreeuwt? Lees hier waarom in mijn TED Talk).

Pro-type: Complimenteer de virtuele golf met een virtuele high five. Probeer de volgende keer dat je partner voor videogesprekken geweldig nieuws heeft om te delen, zoiets als dit: Hey Rob, dat is geweldig nieuws! Geef me een virtuele high five! Je kunt zelfs een virtuele knuffel geven als je het voelt.

↑ Inhoudsopgave ↑

Video of audio?

Heb je ooit een ongemakkelijk gesprek gehad waarbij je tijd hebt besteed aan het doen van je haar en make-up, alleen om te ontdekken dat de andere persoon alleen op audio is?

Om deze lastige situatie te voorkomen, raad ik altijd aan om duidelijk te zijn voordat je op video springt:

  • Voeg snel een Ik zie je op video! voor het gesprek. Dit is een indirecte manier om de aannames van het videogesprek vast te leggen in plaats van ze ronduit te vragen.
  • Als je niet op video kunt komen, kun je iets zeggen als: Laten we een audiogesprek starten!

Dit werkt ook voor groepsgesprekken, als u uw groep een e-mail of agenda vooraf.

Nu je de lucht hebt geklaard, laten we verder gaan ...

↑ Inhoudsopgave ↑

Introducties

De volgende stap is jezelf voorstellen.

Als je al weet hoe je een geweldige eerste indruk persoonlijk is deze keer niet veel anders.

Zorg ervoor dat je anderen introduceert die elkaar nog niet kennen. Stel eerst de mensen voor die het belangrijkst zijn voor het videogesprek. Je zou kunnen zeggen:

Laat me je voorstellen aan professor John Williams. Hij heeft het afgelopen decennium onderzoek gedaan naar micro-expressies en lichaamstaal. John, kun je ons iets vertellen over...?

Ik houd het graag simpel en kort voor de beste impact.

Pro-tip: Wil je een geweldige indruk maken? Probeer uw vonklijn te kennen, of uw oneliner waardoor u opvalt. Ga voor meer informatie naar om te leren hoe u uw elevator pitch .

↑ Inhoudsopgave ↑

Pass The Turn

Een ding dat me altijd irriteerde op video, is de constante video-overspraak.

Het soort waar mensen zijn stervende voor een kans om te spreken, maar elke keer dat iemand iets zegt, komt er op dat exacte moment iemand anders bij. Of nog erger, dat gevreesde achtergrondgeluid met een laag zoemgeluid...

Ongemakkelijk!

Om onnodige onderbrekingen te voorkomen, kunt u proberen uw chat te dempen wanneer u niet aan het woord bent. Zo krijgen actieve deelnemers de kans om gehoord te worden.

Speciale opmerking: Ik zou dit niet aanraden met 3 of minder deelnemers aan een videogesprek, alleen voor grote groepen!

↑ Inhoudsopgave ↑

Gebruik de beste virtuele zoomachtergronden

Er zit een wetenschap achter wat de beste virtuele achtergrond voor werk is (hint: it's niet oceaan en palmbomen).

In feite, een onderzoeksstudie verschillende virtuele Zoom-achtergronden tegen elkaar uitgezet:

  • De onderzoekers verzamelden een mannelijk model en een vrouwelijk model en vroegen hen om de verschillende Zoom-achtergronden te gebruiken.
  • De deelnemers kregen vervolgens willekeurig een model te zien met een van de achtergronden.
  • Onderzoekers vroegen de deelnemers om de modellen te beoordelen op hun intelligentie, betrouwbaarheid, professionaliteit en benaderbaarheid.

Kun jij raden welke Zoom-achtergrond over het algemeen het beste presteerde?

[Crowdsignal-quiz: welke Zoom-achtergrond presteerde volgens jou het beste in het algemeen?

  1. planten
  2. kunst
  3. boekenplank
  4. raam/natuurlijk licht
  5. kaarsen
  6. lege muur

Quiz beëindigen, waarbij het juiste antwoord a]

Het antwoord? a) planten! Mensen zeiden het meest waarschijnlijk dat een persoon er betrouwbaarder, intelligenter en benaderbaarder uitzag als ze voor planten zaten tijdens een Zoom-gesprek.

Mensen die voor een boekenplankachtergrond zaten, werden echter beoordeeld als de meest professionele, maar ook de minst benaderbare.

Dus als je twijfelt, probeer dan een plant of twee op de achtergrond toe te voegen!

↑ Inhoudsopgave ↑

Spiegel, spiegel, aan de oproep

Spiegelen is wanneer je iemands lichaamstaal kopieert, zodat je meer synchroon loopt met hun bewegingen. We doen dit onbewust als we iemand leuk vinden. Zie het als iets dat we gewoon doen om meer op hen te lijken en op dezelfde pagina te verschijnen.

Spiegelen werkt in principe. In de praktijk wordt het iets ingewikkelder.

Oké, prima. VEEL ingewikkelder, vooral bij videogesprekken!

Dat komt omdat we niet meer op de normale manier kunnen spiegelen.

Hier zijn enkele dingen die ons ervan weerhouden om goed te spiegelen:

  • Alleen onze bovenste helft laten zien. Tenzij we staan, hebben we het vermogen verloren om te spiegelen met onze heupen, benen en voeten.
  • Lag, lag en nog eens lag! In het echte leven kunnen we plotselinge microbewegingen van het lichaam in fracties van seconden detecteren. Op videogesprek? Dat komt allemaal neer op je goede oude internetprovider.
  • Het spiegeleffect. Weet je dat wanneer je aan het videobellen bent en je je rechterhand opsteekt, het eigenlijk lijkt alsof je je linkerhand opsteekt? Dit maakt het super moeilijk om te spiegelen.

En onthoud, dit zijn slechts sommige van de problemen die we kunnen tegenkomen (laat me niet eens beginnen over de rest).

Maar alle hoop is niet verloren.

Hier zijn enkele dingen die we kunnen doen om echt goed te spiegelen op Zoom:

  • Het spiegeleffect inschakelen : Mensen weten weinig, maar er is een speciale instelling op Zoom waarmee je je webcamweergave kunt omdraaien om het reflectieprobleem op te lossen. En het beste is dat alleen JIJ de omgedraaide webcamweergave kunt zien - alle anderen in het gesprek zullen nog steeds de gereflecteerde versie zien. Klik hiervoor op het pijltje omhoog op de videoknop in je Zoomgesprek, ga vervolgens naar video-instellingen en klik op mijn video spiegelen.
  • Maak een back-up van uw camera: Ik zie veel te veel mensen op de webcam waar je alleen een close-up van hun gezicht kunt zien (als ik de grootte van je poriën op het scherm kan zien, is dat een klein te dichtbij). Leun in plaats daarvan achterover of duw de webcam naar achteren zodat u uw handen kunt zien. U kunt ook een van de vele handige handgebaren terwijl je praat om een ​​verstandhouding op te bouwen.
  • Vermijd aanraking met het gezicht : Het is zo gemakkelijk om je ellebogen op het bureau te laten rusten en je gezicht aan te raken (guilty as charge!). En als het om videogesprekken gaat, blijkt uit onderzoeken dat mensen de neiging hebben om hun gezicht aan te raken als ze nerveus zijn. Dit kan zich uiten in een verscheidenheid aan onooglijk gedrag dat het gezicht aanraakt, zoals trekken aan de oorlel, neuskrabben en zelfs lipbijten. Dus als je wilt spiegelen, blijf dan meestal bij handgebaren en vermijd het aanraken van je gezicht. En zorg ervoor dat u de afbeelding uit het onderstaande onderzoek bekijkt om te zien wat uw handen over u kunnen zeggen:

Pro-tip: Gebruik de hoofdknik. Ik knik altijd, altijd met mijn hoofd in mijn videogesprekken. Waarom? Hoofdknikken is een van de gemakkelijkste visuele aanwijzingen die je kunt doen tijdens videogesprekken. Het zegt eigenlijk dat ik je hoor en begrijp. Het is een geweldige rapportbouwer, en je kunt dit gemakkelijk doen wanneer de andere persoon praat om hem of haar te laten zien dat je luistert.



↑ Inhoudsopgave ↑

De 3s herhalen 3

OK, dus je zou nu waarschijnlijk bij jezelf moeten denken:

Oké, Vanessa! Ik ben klaar om te rock 'n' roll en te spiegelen op video! Wauw!

Maar wacht! Vergeet voordat je dat doet niet een ander type spiegelen te gebruiken: verbaal spiegelen. Verbale spiegeling is een techniek die veel verkopers vaak in het echte leven gebruiken, maar het kan ook worden gebruikt bij videogesprekken.

De gemakkelijkste manier om te beginnen is het herhalen van de 3s:

Herhaal de laatste 3 woorden die een persoon heeft gezegd. Als je met een klant praat die zegt: ik denk erover om van communicatietool te veranderen, dan zou je herhalen: Dus je wilt van communicatietool wisselen? Of als je baas zegt: laten we het recente verkooprapport eens doornemen, kun je terugbellen, natuurlijk! Laten we het recente verkooprapport eens bekijken.

Klinkt makkelijk? Het is! Als alternatief kunt u gewoon de 3 belangrijkste woorden herhalen die ze in de zin hebben gezegd.

Pro-tip: Overdrijf niet met het herhalen van dezelfde drie woorden... keer op keer, en nog een keer. Dat zou echt onhandig zijn! Gebruik deze tip spaarzaam tussen andere vocale lichaamstaalaanwijzingen. Bezoek ons ​​artikel hier voor meer informatie over vocal mirroring-hacks: Tips voor stemlichaamstaal

↑ Inhoudsopgave ↑

De BCBC-techniek

Stel dat u een moeilijk telefoontje krijgt, bijvoorbeeld dat u op het punt staat slecht nieuws te geven over de verkoopprestaties of dat u op het punt staat een enthousiaste klant af te wijzen.

Hoewel het misschien moeilijk is, kun je proberen de BCBC-techniek te gebruiken.

De BCBC-techniek is een afkorting voor: Brug-koor-Brug-koor en introduceert een kritische afkoelperiode vlak voordat de spanning weer oploopt.

Mensen die niet doen het gebruik van deze techniek kan het risico lopen hun partner voor videogesprekken te overbelasten (die tijdens een videogesprek kan worden vergroot dan in het echte leven).

Zo gebruikt u de BCBC-techniek:

Stel dat u op het punt staat een negatieve prestatiebeoordeling te geven aan een van uw teamleden.

  1. Je begint licht en gebruikt misschien een gespreksaanzet en noemt positieve dingen over hun prestaties. Dit is de Brug .
  2. Vervolgens is het tijd om de . te introduceren Refrein , of het negatieve deel van de recensie. Misschien zeg je iets als Het is zwaar geweest, maar hier zijn de dingen die we moeten verbeteren... Geef ze niet alle negatieve punten tegelijk - je wilt ruimte voor ze hebben om af te koelen in de volgende fase.
  3. Daarna - en dit deel is kritisch —komt de tweede Brug waar de medewerker kan afkoelen. Druk niet verder en laat de medewerker bijkomen van dit negatieve nieuws. Je kunt zelfs dingen zeggen alsof ik het helemaal begrijp. Je haalt wel een aantal goede punten aan.
  4. Nadat ze tijd hebben gehad om te herstellen, introduceer je de laatste Refrein , of de laatste negatieve punten die u naar voren wilt brengen.

Door gebruik te maken van de BCBC-techniek, kun je de stroom van negatieve output veel beter beheersen dan 100% met de negativiteit erin te rijden.

Ook zul je geen comfort kunnen bieden door je fysieke aanwezigheid, dus het gebruik van de BCBC-techniek is super handig voor videogesprekken!

↑ Inhoudsopgave ↑

Laten we dit offline doen...

Dus je hebt het zo ver gebracht. Proficiat!

Ik wil je mijn #1 manier onthullen om een ​​verstandhouding op te bouwen...

Ontmoet ze persoonlijk. Ja, zo simpel maar effectief is het. Er gaat niets boven een echt, persoonlijk gesprek zonder vertraging. En terwijl je toch bezig bent, bekijk deze fascinerende bronnen om verder te lezen: